Verksamhetsanpassade etiketter och mallar hanteras för exempelvis utredning och planer, och det är även möjligt att låta Viva automatiskt dokumentera fattade beslut, signerade planer och utförda uppföljningar. För att hjälpa handläggaren att föra en korrekt dokumentation så finns det även möjlighet att använda autotexter.

En insats i Viva är inte enbart ett beslut utan en hel verksamhetsprocess som hanterar beslut, innehåll, beställning, verkställighet, prövning, övervägande, ställningstagande, uppföljning och annan dokumentation. All information sammanställs på insatsen och är anpassad för att stödja nationell statistik.

I Viva finns en väl utvecklad process för att stödja hanteringen av BBIC-ärenden. Denna process är fullt integrerad i den dagliga handläggningen.

All bokföring i Viva sker automatiskt kopplat till sin process. Ingen användare ska behöva vara ekonom. När Viva ansluts till befintligt banksystem så finns även funktioner för återredovisning för att säkerställa en kvalitetsäkrad redovisning.

Viva ger användaren en tydlig bild över status i ärenden, utredningar och insatser via vyer. Det finns vyer för bland annat ”senaste aktivitet i ärende”, ”utredningstid”, ”ej verkställda insatser” och ”utbetalningar att åtgärda”. För att hjälpa användaren så underhåller Viva automatiskt en ”att göra”-lista, där till exempel osignerade händelser i systemet visas. Det finns även möjlighet att skapa egna bevakningar.

Med inställningar kan verksamheten själv påverka vilka delar och funktioner som ska visas i systemet och vad som ska kunna registreras av respektive verksamhet och yrkesroll. Mallar för exempelvis kartläggning, planer, anteckningar och utvärderingar kan skapas efter behov.

Viva ger användaren en tydlig bild över status i uppdrag och insatser via vyer. För att hjälpa användaren underhåller Viva automatiskt en ”att göra lista” där till exempel osignerade händelser i systemet visas, det finns även möjlighet att skapa egna bevakningar och påminnelser.

Viva UTF stödjer verksamhetens arbetsprocess från inkommen förfrågan eller beställning till slutlig utvärdering av ett uppdrag. Biståndsbeslut från handläggare hanteras via elektroniska beställningar, som bl.a. kan innehålla information från handläggares utredningar, planer samt beviljat bistånd, dess omfattning och beviljad period.

Återrapportering av information från verkställigheten till uppdragsgivaren kan ske med automatik om verksamheten önskar det. Inkommande förfrågningar och beslut från andra uppdragsgivare som till exempel egen begäran från den enskilde eller beslut från försäkringskassan, arbetsförmedlingen eller andra kommuner hanteras också i systemet och även här finns möjlighet att sätta upp olika flöden efter den verkställande verksamhetens behov.

Till systemet finns även ett antal moduler som kan anslutas till Viva UTF, till exempel Viva UTF Delegering där delegeringsbeslut kan skapas och signeras elektroniskt, Viva UTF Platsbank där de verksamheter som arbetar med arbetsmarknadsfrågor hanterar praktikplatser och möjliggör placering av deltagare samt även närvaro- och frånvarorapportering, Viva Meritförteckning som ger möjlighet att dokumentera respektive deltagares bakgrund, utbildningsnivå och yrkeserfarenheter.

Allt som dokumenteras, alla utredningar som görs, beslut som fattas och beställningar som skickas blir översiktligt placerat i ärendet och är lätt att hitta för handläggaren genom det fliksystem som används i Viva. Översiktlighet och tydlighet är något som präglar alla moduler i Viva.

Använder man ILABs modul för verkställighet, Viva HSL, ihop med Viva ÄO får handläggaren även en tydlig översikt över vilka insatser som är mottagna samt när och var de är verkställda. Viva ÄO är utvecklat för att vara mycket anpassningsbart till kundens organisation samtidigt som det motsvarar Socialstyrelsens krav på dokumentation av myndighetsutövning inom en kommun.

Som första system i Sverige är Viva ÄO även anpassat för att hantera behovsbedömd biståndsbedömning enligt ICF, något som ILAB utförde i ett pilotprojekt tillsammans med Motala kommun och Socialstyrelsen under hösten 2011. Man kan naturligtvis välja om man ska använda behovsbedömning enligt ICF från start eller om man sätter på funktionen vid ett senare tillfälle.